Dans un projet, 40% du temps est dédié à la doc !

Depuis 2019 nous avons interrogé plus de 200 sociétés sur leurs pratiques documentaires. Aidez-nous à mieux comprendre cette activité en participant à notre étude en ligne.
📝 Participez à notre Etude sur la documentation de projet.

Aujourd’hui intéressons-nous à ce chiffre : 40%

40%. Que penser de ce chiffre ?
C’est beaucoup ? C’est peu ? C’est optimal ?
D’après notre étude, il y a deux façons de le considérer :

• à travers le prisme d’une société qui réalise un produit ou une prestation
• à travers celui d’un client qui sous-traite toute la réalisation

Le prisme de la société réalisatrice

40% c’est beaucoup !
Car il ne reste plus que 60% du temps du projet pour réaliser la prestation ou le produit.

Bien entendu, cette activité de rédaction est étalée sur tout la durée du projet. Ce n’est qu’à la fin qu’on se rend compte qu’elle a occupé 40% de la durée globale. On constate que ce temps passé pourrait être divisé par 2 car il est en partie accaparé, voire perdu, du fait d’éléments satellites qui génèrent beaucoup d’inertie. Voici une liste de ces éléments que notre étude nous a permis d’identifier :

• Le manque de capitalisation des connaissances
  Il est difficile de collecter de manière réutilisable et de partager les éléments de connaissance ou les solutions innovantes découverts durant le projet.
• Les circuits de validation trop longs
  Les relectures de documents par les pairs pour valider leur contenu nécessitent une synchronisation entre de multiples acteurs qui ne sont pas forcément disponibles en même temps.
• Les impacts du turnover
  Les intervenants vont et viennent et nécessitent un temps de familiarisation sur les projets avant d’être opérationnels.
• Le besoin mal défini
  Le besoin présenté par le client nécessite plusieurs échanges avant d’être suffisamment détaillé pour démarrer le projet.
• La perte de traçabilité
  Les liens, nombreux et complexes, entre le besoin client et les caractéristiques du produit sont difficiles à maintenir avec les évolutions des demandes.
• La réunionite aigüe
  Beaucoup de réunions avec de nombreux participants pour régler des points de détails.
• Défaut de communication
  Que ce soit simplement avec un client peu disponible ou entre les équipes projet, la communication laborieuse ralentit la progression .
• Défaut de qualité documentaire
  Les éléments ci-dessus incitent à précipiter la doc pour passer à la réalisation. De ce fait la conception et la planification du projet, à travers la documentation, souffrent d’un manque de qualité qui s’auto-alimente.

Le prisme de l’entreprise cliente

Plus rarement, on nous a partagé le sentiment que 40% c’est trop peu !
Cela se retrouve surtout dans les grands groupes qui sous-traitent entièrement la réalisation du projet à des prestataires. La réalisation mais pas le management. Ils conservent les activités de gestion de projet ainsi, pour ces acteurs-là, un projet consiste à rédiger de la documentation. Toute la documentation : cahier des charges, spécifications, plan de validation, …

A la plupart des éléments chronophages cités précédemment, s’ajoutent les suivants:

• Taille du corpus
  La quantité astronomique de documentation à fournir non seulement aux différents sous-traitants mais aussi à destination de la direction.
• Le stress et la frustration
  Certains collaborateurs ne sont plus employés à autre choses qu’à faire de la documentation. Ils n’exercent plus le métier pour lequel ils ont été recrutés. Parfois même ils doivent rédiger des parties d’un document portant sur une spécialité qu’ils ne maîtrisent pas.

Nous continuerons à vous partager régulièrement les données qui ressortent de notre étude. Pour cela, n’hésitez par à nous donner votre point de vue en commentaires et à participer à l’étude !

📝 Participez à notre Etude sur la documentation de projet.

Originally published at https://www.naept.com on November 2, 2020.