Rédiger un cahier des charges

Voici une méthode pour rédiger un cahier des charges issue de notre expérience dans la gestion de projets d’ingénierie industrielle.

Point sur le vocabulaire

Avant d’aller plus loin, voici les définitions de quelques termes utilisés dans cet article.

Sous-traitant
Dans cet article, on entend par sous-traitant celui à qui vous allez déléguer la réalisation de la prestation décrite dans le cahier des charges. Il peut appartenir à une entreprise extérieur mais il peut aussi être l’un de vos collaborateurs appartenant à un autre service.

Dans le précédent article, nous avons vu comment bien organiser et archiver nos documents dont le cahier des charges. Maintenant nous allons mettre les mains dedans et passer en revue toutes les sections qu’il peut être utile d’y faire figurer pour le rendre le plus complet possible ! On les a pondérées avec une note d’importance relativement subjective. Piochez parmi celles qui vous intéressent et zappez les autres.

(On vous épargne la couverture, les entêtes et pieds de pages, les différents sommaires et autres.)

Afin d’illustrer nos propos, je vous invite à télécharger gratuitement notre modèle de cahier des charges open source, qui contient déjà les éléments dont on va parler.

Listes des contributeurs du document

Importance : 1/5

Vous présentez dans un tableau la liste des personnes qui ont contribué à l’élaboration du document. On peut aussi faire figurer leurs contacts et le rôle qu’ils ont joué pour aiguillez les lecteurs s’ils ont des questions.

Liste des évolutions

Importance : 4/5

Cet élément est indispensable dès que vous faîtes évoluer votre cahier des charges. Votre besoin va gagner en maturité au fur et à mesure du temps et des échanges que vous avez avec des sous-traitants. Vous allez modifier son contenu et pour simplifier la lecture de ces modifications, il est pratique de lister en début de document l’ensemble des éléments qui ont évolué depuis la version précédente.

Glossaire

Importance : 5/5

Avant de démarrer les présentations, il va être utile de définir tous les sigles et les termes un peu techniques que vous allez employer dans ce document. Votre interlocuteur utilise peut-être les mêmes termes mais avec des définitions différentes. Peut-être utilisez-vous des sigles ou des acronymes qui vous sont propres mais seront complètement obscurs pour le commun des mortels.

Bref, pour simplifier la communication et réduire le risque d’incompréhension, autant définir tous ces éléments dans un tableau en début de document !

Descriptions (du général au particulier)

Comme on en a déjà parlé dans notre article sur les grandes difficultés dans la rédaction d’un cahier des charges, il est très important d’expliquer le contexte dans lequel s’inscrit ce document. Grâce à cela, votre sous-traitant pourra vous donner des conseils plus éclairés. Cette contextualisation peut prendre la forme de descriptions en cascades.

Description de l’entreprise

Importance : 3/5

Si vous envoyez votre cahier des charges à plusieurs entreprises ou que vous le rendez public sur une plateforme de mise en relation, il peut être utile de présenter votre société. Quel est votre domaine d’activité, votre implantation géographique, qui sont vos clients, quelles sont vos valeurs…

Description du projet

Importance : 4/5

Le produit ou la prestation que vous voulez sous-traiter s’inscrit dans un projet plus important.

Par exemple, il m’est arrivé de faire réaliser à un fournisseur l’assemblage d’un ordinateur industriel aux caractéristiques bien spécifiques. Cet ordinateur devait intégrer un banc de test que je développais pour un projet aéronautique. Dans mon cahier des charges, j’ai expliqué brièvement la teneur de ce projet (dans le respect des données confidentielles) pour contextualiser ma demande. Cela a permis à mon fournisseur de se faire une idée de l’environnement dans lequel devrait fonctionner son produit.

Description de l’objet du cahier des charges

Importance : 5/5

Brièvement, après la présentation du projet, on peut dire deux mot sur l’objet du cahier des charges. Si on reprend mon exemple, l’objet est l’ordinateur que je souhaite faire assembler. Je peux par exemple dire que c’est un ordinateur dédié spécifiquement au fonctionnement et la maintenance de mon banc de test. Cela permet de comprendre le but global du produit.

Cette description peut facilement être mêlée à la description du projet.

Description du document

Importance : 2/5

Ici nous traitons d’un cahier des charges. Or il se peut que votre projet contienne tout un corpus de documents : cahier des charges, spécifications logicielles, manuel utilisateur, plan de validation …

Vous pouvez donc décrire le but de ce document : dans le cas d’un cahier des charges c’est de définir précisément et exhaustivement toutes les caractéristiques ou besoins auxquels doit répondre le produit que vous voulez sous-traiter.

Bibliographie

Importance : 5/5

Il se peut fortement que l’expression de votre besoin ou la spécification de votre produit fasse référence à des documents externes. Votre interlocuteur devra alors en prendre connaissance avant d’aborder votre cahier des charges, ou du moins les avoir “sous le coude”.

De tels documents peuvent être par exemple :
- La description d’une norme particulière que doit respecter le produit
- Un plan de construction
- Une fiche technique d’un composant particulier du produit
- Un article d’une revue spécialisée
- …

Un tableau listant l’intégralité de cette bibliographie à avoir sous la main pour bien comprendre votre cahier des charges sera très utile pour le lecteur.
Pour chacun de ces documents, il faut renseigner au minimum son titre et sa version et si possible un lien ou un emplacement pour se le procurer.

Enfin, pour éviter d’avoir à répéter tous ces renseignements à chaque fois qu’on veut faire référence à ce document dans le texte, on peut lui attribuer une référence. Celle-ci est une courte chaine de caractère à placer dans le corps du texte. Grâce au tableau on sait à quel document elle correspond. Et si jamais un des attributs du document change (version, localisation), on ne met à jour que le tableau et la référence reste la même ! Cela réduit la charge de la mise à jour !

La liste des points restant à définir

Importance : 4/5

Il y a plusieurs raison pour lesquelles vous pouvez être amenés à publier votre cahier des charges sans qu’il soit totalement finalisé :

• Vous n’avez pas encore accès à certains détails mineurs
• Votre besoin n’est pas encore totalement défini et vous avez besoin de l’expertise de votre sous-traitant pour le parfaire
• Vos délais font que vous avez besoin d’initier la prestation au plus vite malgré une maturité incomplète de votre besoin
• …

Bref, il reste des éléments à compléter aka des petits “trous dans la raquette”. Tout comme la bibliographie, ces détails manquant peuvent surgir à divers endroits dans le document. Autant les lister tous dans un tableau dédié et ne mettre que des références dans le texte pour les mentionner.

1. Vous avez une liste claire et précise de ce qu’il reste à définir pour compléter votre document
2. Ce sera bien plus facile pour le rédacteur de mettre à jour le document en faisant une recherche sur la référence de l’élément

TBD est un acronyme anglais signifiant To Be Defined qu’on peut traduire par “A définir”. C’est un sigle qu’on a couramment utiliser dans les grandes entreprises. C’est pourquoi nous vous le proposons ici.

La liste des spécifications du besoin

Importance : 5/5

Là vous entrez dans le vif du sujet. C’est cette section qui va représenter 95% du contenu. C’est là que vous allez lister exhaustivement toutes les spécifications élémentaires de votre besoin.

Une spécification c’est comme un élément d’une liste de courses. C’est la description d’un élément constitutif, relativement indépendant, de votre besoin. Faîtes de vos exigences des paragraphes clairement identifiables et séparés pour faciliter leur mise à jour. Réunissez-les aussi en catégories (chapitres du document) lorsque les exigences abordent un même sujet.

Je vous invite à aller consulter notre article entièrement dédier à l’expression de votre besoin : Exprimez votre besoin : quelles bonnes pratiques ?

Pour finir, nous allons vous proposer une façon de structurer une exigence qui vous permettra, entre autre, de faciliter sa mise à jour et de maîtriser ce qui fait partie ou non du périmètre.

Suggestion de structuration pour une exigence

On l’a déjà vu plusieurs fois, une exigence est l’expression d’un besoin élémentaire du projet, relativement indépendante. Bref je ne vais pas revenir sur son contenu qu’on a explicité dans l’article précédemment cité. Ici je vais m’atteler à sa mise en forme, trêve de blabla, voilà ce que je vous propose :

NPT_PROJETX_CDC_ESTH_0038.2 Couleur du véhicule
Le véhicule doit être de couleur rouge.
FIN

Intention : le rouge est la couleur de l’entreprise.

Mais qu’est-ce donc cette diablerie !?!
On va tout décomposer.

Référence et titre

NPT_PROJETX_CDC_ESTH_0038.2 Couleur du véhicule

On a vu qu’il pouvait être très utile d’attribuer une référence à chaque exigence afin de pouvoir la mentionner dans les matrices de traçabilité, dans les tables des évolutions, dans les autres document, etc.

Ici je vous propose de prendre comme “racine” de la référence, celle du document. Je vous renvoie à notre article sur l’organisation des documents pour la construction de leur référence. A cette racine on ajoute la référence de la catégorie de l’exigence, ici “ESTH” car on l’a classée dans Esthétique.

Puis on termine la référence par une chaine de caractères unique. Les 4 premier représentent le numéro de l’exigence. Vous pouvez le rendre unique dans tout le projet ou seulement dans la catégorie. Le but est que la référence soit unique. Il ne faut pas que deux exigences d’un même projet aient la même référence.
Le point suivit d’un chiffre représente la version de l’exigence. On constate que notre exemple est la deuxième itération de l’exigence. Cette version est très utile pour identifier les exigences qui ont évolué. Ainsi on n’a pas à toutes les relire. Bien entendu il faut s’astreindre à incrémenter ce chiffre dès qu’on fait une modification.

Enfin on donne un titre à l’exigence comme pour résumer en quelques mots ce qu’elle décrit. Cela facilite la lecture en diagonale du document lorsqu’on en cherche une particulière.

Contenu et balise de fin

Le véhicule doit être de couleur rouge.
FIN

Sous la référence, vous pouvez à présent rédiger le contenu de votre exigence avec détail et concision.

Terminer votre description par une balise “FIN” permet d’encadrer le contenu qui est contractuel. Cela facilite la définition du périmètre de la prestation. Votre interlocuteur saura alors que les éléments qui s’y trouvent sont strictes. Bien-sûr, il faudra au préalable partager avec lui cette convention d’organisation.

J’ai “indenté” le contenu de l’exigence, c’est-à-dire que je lui ai ajouter une marge. C’est uniquement dans un but de confort de lecture, c’est un moyen supplémentaire d’identifier la description de l’exigence.

L’intention

Intention : le rouge est la couleur de l’entreprise.

C’est une pratique issue du domaine juridique. On ajoute un paragraphe qui permet d’apporter si besoin des indications supplémentaires : quel est le but de l’exigence, pourquoi on en a besoin. Parfois le contenu de l’exigence peut être un peu technique et on pourrait être tenté de donner des indications à l’intérieur quitte à la rallonger et donc complexifier sa mise à jour.

Pour pallier cela on ajoute une intention qu’on place en dehors des balises (référence et FIN) afin de montrer qu’elle n’est pas contractuelle mais uniquement à titre indicatif.

Conclusion

Et voilà, avec ces éléments vous devriez être en mesure de construire un cahier des charges clair et dont la mise à jour sera facilitée. De plus, puisqu’il est conçu de manière modulaire, il sera plus susceptible d’être réemployé d’un projet à l’autre. De telle sorte qu’à chaque réutilisation, vous lui apporterez des améliorations qui le rendront de plus en plus efficace !

Et vous ?

Comment faîtes-vous pour structurer vos cahiers des charges ?
Faîtes-vous figurer d’autres éléments que ceux que nous avons abordé ?
Quelles sont vos bonnes pratiques pour construire un cahier des charges efficace ?

📝 Participez à notre Etude sur la documentation de projet.

Originally published at https://www.naept.com on December 14, 2020.